BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ POWIATU POZNAŃSKIEGO

§ 29.  Do zadań Wydziału Organizacyjnego  „OP” należą czynności związane między innymi z:

1. w zakresie obsługi Zarządu i Starosty:

 1) obsługą organizacyjną i protokolarną posiedzeń Zarządu,

2) koordynacją prac związanych z realizacją aktów prawnych Zarządu i Starosty,

3) zbieraniem i opracowywaniem materiałów dla potrzeb Zarządu i Starosty,

4) prowadzeniem dokumentacji związanej z korespondencją Starosty i Zarządu z Radą w zakresie:

a) opiniowania projektów uchwał Rady przygotowywanych przez Zarząd,

b) wniosków komisji Rady i interpelacji kierowanych do Zarządu i Starosty oraz innych spraw związanych ze współpracą Starosty, Zarządu i Rady oraz monitorowaniem udzielania odpowiedzi przez właściwe komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne powiatu na wnioski i interpelacje,

5) opracowaniem raportu Zarządu Powiatu w Poznaniu o stanie Powiatu Poznańskiego,

6) opracowaniem sprawozdań z działalności Zarządu,

7) prowadzeniem następujących rejestrów:

a) uchwał Zarządu,

b) Zarządzeń Starosty,

c) wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,

d) umów zawieranych przez Powiat, Starostę i Starostwo z wyłączeniem umów ze stosunku pracy, umów o organizację praktyk, wolontariat itp.,

8)  sporządzaniem i publikowaniem miesięcznych wykazów umów, o których mowa w ust. 1 pkt 6) lit. d) w Biuletynie Informacji Publicznej Powiatu Poznańskiego,

2. w zakresie kontroli zewnętrznych:

a) prowadzeniem dokumentacji z kontroli zewnętrznych w szczególności protokołów kontroli, wystąpień pokontrolnych i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne,

b) prowadzeniem książki kontroli,

3. w zakresie organizacji i funkcjonowania Starostwa:

1. opracowaniem projektu Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Poznaniu i jego nowelizacji,
2. opracowywaniem i opiniowaniem innych aktów prawnych niezbędnych do funkcjonowania Starostwa jako organizacji,
3. inicjowaniem działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa jako organizacji,
4. opracowaniem blankietów korespondencyjnych,
5. przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów reprezentanta załogi,
6. administrowanie Intranetem,

4. w zakresie skarg i wniosków:

1. prowadzeniem i nadzorowaniem rejestru skarg i wniosków, o którym mowa w § 61 ust. 1 i 2 pkt 1 Regulaminu,
2. monitorowaniem terminowego rozpatrywania skarg i wniosków,
3. współpracą z Radą Powiatu w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków, należących do właściwości Rady,
4. przygotowywaniem sprawozdawczości dotyczącej skarg i wniosków,

5. w zakresie petycji, o których mowa w ustawie o petycjach z wyjątkiem petycji złożonych do Rady;

6. w zakresie spraw związanych z oświadczeniami o stanie majątkowym zwanymi oświadczeniami majątkowymi, o których mowa w ustawie o samorządzie powiatowym:

1. przyjmowaniem i ewidencjonowaniem oświadczeń majątkowych,
2. wzywaniem do złożenia oświadczenia majątkowego,
3. publikowaniem oświadczeń majątkowych w Biuletynie Informacji Publicznej,
4. analizowaniem danych zawartych w oświadczeniach majątkowych,
5. przygotowaniem dla Rady informacji o osobach, które nie złożyły oświadczenia lub złożyły je po terminie, nieprawidłowościach w oświadczeniach majątkowych i podjętych działaniach w związku z nieprawidłowościami,
6. przekazywaniem oświadczeń majątkowych i prowadzeniem korespondencji z urzędami skarbowymi w tym zakresie,

7. w zakresie obsługi klientów:

1) prowadzeniem punktu informacyjnego oraz informacji telefonicznej dla klientów Starostwa a także prowadzeniem kontaktu z klientami poprzez pocztę elektroniczną,

2) prowadzeniem i administrowaniem urzędowym publikatorem teleinformatycznym-Biuletynem Informacji Publicznej w tym prowadzeniem dziennika zmian w treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie oraz prób dokonywania takich zmian przez osoby nieuprawnione,

3) obsługą punktu potwierdzającego profile zaufane elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) w Starostwie:

a) potwierdzanie profilu zaufanego,

b) przedłużanie ważności profilu zaufanego,

c) unieważniania profilu zaufanego,

4) pełnieniem roli Administratora Podmiotu Publicznego na platformie ePUAP,

8. w zakresie obsługi kancelaryjnej Starostwa:

1. prowadzeniem kancelarii Starostwa - przyjmowaniem i wysyłaniem przesyłek,
2. prowadzeniem rejestru przesyłek,
3. współpracą z dostawcą usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek,

9. w zakresie sprawozdawczości elektronicznej:

1. zarządzaniem sprawozdawczością elektroniczną,
2. współpracą z Głównym Urzędem Statystycznym,

10. w zakresie archiwum zakładowego:

1. prowadzeniem archiwum zakładowego,
2. wdrażaniem i nadzorowaniem przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
3. bieżącym nadzorowaniem prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw (zadania wykonuje koordynator czynności kancelaryjnych),
4. prowadzeniem archiwum elektronicznego,
5. współpracą z komórkami organizacyjnymi Starostwa w zakresie zdawania akt do archiwum zakładowego,
6. współpracą z Archiwum Państwowym.

11. w zakresie stowarzyszeń i fundacji:

1) sprawowaniem nadzoru nad działalnością stowarzyszeń ze względu na siedzibę stowarzyszenia, z wyłączeniem nadzoru nad działalnością stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego,

2) sprawowaniem nadzoru nad uczniowskimi klubami sportowymi i klubami sportowymi, działającymi w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej, zgodnie z art. 4 ustawy o sporcie,

3) sprawowaniem nadzoru nad działalnością fundacji ze względu na siedzibę fundacji,

4) opracowaniem rocznego planu kontroli stowarzyszeń i fundacji będących instytucjami obowiązanymi w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w tym:

        a) przeprowadzaniem kontroli na podstawie rocznego planu kontroli,

        b) przeprowadzaniem kontroli doraźnych nie ujętych w rocznym planie kontroli,

        c) przeprowadzaniem kontroli doraźnych nie ujętych w rocznym planie kontroli, na wniosek  Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,

5) przekazywaniem Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej:

a) rocznych planów kontroli wraz z uzasadnieniem, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego kontrolę, a także aktualizacje planów, w terminie 14 dni od dnia ich sporządzenia,

b) zawiadomień o zamiarze przeprowadzenia kontroli doraźnej wraz z uzasadnieniem, nie później niż w dniu rozpoczęcia kontroli, chyba że przeprowadzenie kontroli wynika z zaktualizowanego planu kontroli;

c) informacji o wynikach kontroli, w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia lub wydania zaleceń pokontrolnych albo podjęcia decyzji o odstąpieniu od ich wydania,

d) na jego wniosek potwierdzonych kopii dokumentacji zgromadzonej w toku kontroli,

6) prowadzeniem ewidencji:

a) stowarzyszeń zwykłych,

b) uczniowskich klubów sportowych,

c) klubów sportowych, działających w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej,

7) występowaniem do władz stowarzyszeń, klubów, fundacji  w zakresie zgodności ich działania
z przepisami prawa i postanowieniami statutu,

8) współpracą z sądem, w zakresie prowadzonego nadzoru nad stowarzyszeniami i klubami, w tym występowanie, w przypadkach określonych w ustawie, z wnioskiem o upomnienie, uchylenie niezgodnej z prawem lub statutem uchwały, rozwiązanie stowarzyszenia, klubu.

9) współpracą z sądem, w zakresie prowadzonego nadzoru nad fundacjami, w tym występowanie, w przypadkach określonych w przepisach, z wnioskiem o stwierdzenie zgodności działania fundacji z przepisami prawa, statutem oraz celem, w jakim fundacja została ustanowiona, o uchylenie uchwały zarządu fundacji, w tym o wstrzymanie wykonania uchwały do czasu rozstrzygnięcia sprawy, o zawieszenie zarządu fundacji i wyznaczenie zarządcy przymusowego, o likwidację fundacji.