BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ POWIATU POZNAŃSKIEGO

§ 29.  Do zadań Wydziału Organizacyjnego  „OP” należą czynności związane między innymi z:

1. w zakresie obsługi Zarządu i Starosty :

1)  obsługą organizacyjną i protokolarną posiedzeń Zarządu,
2)  koordynacją prac związanych z realizacją aktów prawnych Zarządu i Starosty,
3)  zbieraniem i opracowywaniem materiałów dla potrzeb Zarządu i Starosty,
4)  prowadzeniem dokumentacji związanej z korespondencją Starosty i Zarządu z Radą w zakresie:

a) opiniowania projektów uchwał Rady przygotowywanych przez Zarząd,
b) wniosków komisji Rady i interpelacji kierowanych do Zarządu i Starosty oraz innych spraw związanych ze współpracą Starosty, Zarządu i Rady oraz monitorowaniem udzielania odpowiedzi przez właściwe komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne powiatu na wnioski i interpelacje,

5) opracowaniem sprawozdań z działalności Zarządu w tym z wykonania uchwał Rady,
6) prowadzeniem następujących rejestrów:

a) uchwał Zarządu,
b) Zarządzeń Starosty,
c) wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
d) umów zawieranych przez Powiat, Starostę i Starostwo z wyłączeniem umów ze stosunku pracy, umów o organizację praktyk, wolontariat itp.,

7)  sporządzaniem i publikowaniem miesięcznych wykazów umów, o których mowa w ust. 1 pkt 6) lit. d) w Biuletynie Informacji Publicznej,

2. w zakresie kontroli zewnętrznych:

a) prowadzeniem dokumentacji z kontroli zewnętrznych w szczególności protokołów kontroli, wystąpień pokontrolnych i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne,
b) prowadzeniem książki kontroli,

3. w zakresie organizacji i funkcjonowania Starostwa:

1) opracowaniem projektu Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Poznaniu  i jego nowelizacji,
2) opracowywaniem i opiniowaniem innych aktów prawnych niezbędnych do funkcjonowania Starostwa jako organizacji,
3) inicjowaniem działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa jako organizacji,
4) opracowaniem blankietów korespondencyjnych,
5) przygotowaniem i przeprowadzaniem wyborów reprezentanta załogi,
6) administrowanie Intranetem,

4. w zakresie skarg i wniosków:

1. prowadzeniem i nadzorowaniem rejestru skarg i wniosków, o którym mowa w § 59 ust. 1 i 2 pkt 1 Regulaminu,
2. monitorowaniem terminowego rozpatrywania skarg i wniosków,
3. współpracą z Radą Powiatu w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków, należących do właściwości Rady,
4. przygotowywaniem sprawozdawczości dotyczącej skarg i wniosków,

5. w zakresie petycji, o których mowa w ustawie o petycjach z wyjątkiem petycji złożonych do Rady;

6. w zakresie spraw związanych z oświadczeniami o stanie majątkowym zwanymi oświadczeniami majątkowymi, o których mowa w ustawie o samorządzie powiatowym:

1) przyjmowaniem i ewidencjonowaniem oświadczeń majątkowych,
2) wzywaniem do złożenia oświadczenia majątkowego,
3) publikowaniem oświadczeń majątkowych w Biuletynie Informacji Publicznej,
4) analizowaniem danych zawartych w oświadczeniach majątkowych,
5) przygotowaniem dla Rady Powiatu informacji o osobach, które nie złożyły oświadczenia lub złożyły je po terminie, nieprawidłowościach w oświadczeniach majątkowych i podjętych działaniach w związku z nieprawidłowościami,
6) przekazywaniem oświadczeń majątkowych i prowadzeniem korespondencji z urzędami skarbowymi w tym zakresie,

7. w zakresie obsługi klientów:

1) prowadzeniem punktu informacyjnego oraz informacji telefonicznej dla klientów Starostwa,
2)  prowadzeniem kontaktu z klientami poprzez pocztę elektroniczną,
3) prowadzeniem i administrowaniem urzędowym publikatorem teleinformatycznym – Biuletynem Informacji Publicznej w tym prowadzeniem dziennika zmian w treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie oraz prób dokonywania takich zmian przez osoby nieuprawnione,
4) obsługą punktu potwierdzającego profile zaufane elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej-ePUAP w Starostwie,
5) pełnieniem roli Administratora Podmiotu Publicznego na platformie ePUAP,

8. w zakresie obsługi kancelaryjnej Starostwa:

1)   prowadzeniem kancelarii Starostwa - przyjmowaniem i wysyłaniem przesyłek,
2)   prowadzeniem rejestru przesyłek,
3)   współpracą z dostawcą usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek,

9. w zakresie sprawozdawczości elektronicznej:

1)  zarządzaniem sprawozdawczością elektroniczną,
2)  współpracą z Głównym Urzędem Statystycznym.

10. w zakresie archiwum zakładowego:

1) prowadzeniem archiwum zakładowego,

2) wdrażaniem i nadzorowaniem przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,

3) bieżącym nadzorowaniem prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw (zadania wykonuje koordynator czynności kancelaryjnych),

4) prowadzeniem archiwum elektronicznego,

5) współpracą z komórkami organizacyjnymi Starostwa w zakresie zdawania akt do archiwum zakładowego,

6) współpracą z Archiwum Państwowym.

11. w zakresie spraw obywatelskich:

1) sprawowaniem nadzoru nad działalnością stowarzyszeń ze względu na siedzibę stowarzyszenia, z wyłączeniem nadzoru nad działalnością stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego,
2) sprawowaniem nadzoru nad uczniowskimi klubami sportowymi i klubami sportowymi, działającymi w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej, zgodnie z art. 4 ustawy o sporcie,
3) sprawowaniem nadzoru nad działalnością fundacji ze względu na siedzibę fundacji,
4) prowadzeniem ewidencji:

a) stowarzyszeń zwykłych,
b) uczniowskich klubów sportowych,
c) klubów sportowych, działających w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej,

5) występowaniem do władz stowarzyszeń, klubów, fundacji  w zakresie zgodności ich działania z przepisami prawa i postanowieniami statutu,
6) współpracą z sądem, w zakresie prowadzonego nadzoru, w tym występowanie, w przypadkach określonych w ustawie, z wnioskiem o upomnienie, uchylenie niezgodnej z prawem lub statutem uchwały, rozwiązanie stowarzyszenia, klubu, fundacji.